Política de cartera

4.1 Procedimientos de Revisión de Cartera La revisión del estado de la cartera se debe realizar a diario mediante el software de la empresa. Se debe iniciar con los casos más vencidos, distinguiendo entre créditos y ventas al contado. El seguimiento de casos con menos de 10 días de vencimiento será responsabilidad del Auxiliar de cartera en supervisión del Coordinador, mientras que los que superen este plazo estarán bajo la responsabilidad y supervisión del Coordinador de Cartera.

4.2 Frecuencia de Revisión Cada vendedor debe revisar su cartera vencida al menos dos veces al mes. Las reuniones con los vendedores se programarán con al menos dos días de anticipación y tendrán una duración aproximada de una hora.

La asistencia de los Coordinadores a estas reuniones será obligatoria en los siguientes casos:

• Entrega de zona nueva.

• Nuevos colaboradores en la zona.

• Casos críticos con un cliente.
  

4.3 Se escalan deudas superiores a 5 millones que tengan más de 10 días de mora al Gerente General. También se incluyen casos en los que la empresa demoró la entrega o cuando existe incertidumbre sobre el tiempo de recepción de la mercancía.

4.4 Manejo de Recibos de Caja El vendedor debe elaborar recibo de caja manual en papelería de la compañía soportando los efectivos recaudados, completamente diligenciado, con letra clara y legible, sin tachones ni enmendaduras; dejando un original firmado por el vendedor al cliente, y una copia firmada por el cliente para la empresa.

4.5 Aceptabilidad de Recaudos Solo se aceptarán planillas debidamente registradas; por lo anterior se tendrán en cuenta los siguientes motivos para dar por canceladas las planillas:

• Información incompleta.

• Valores de recaudo que no coinciden con los soportes.

• Pagos realizados a la cuenta de empresa equivocada.

• Soportes que no corresponden al cliente descrito en la planilla.

• Soportes que no corresponden a la información descrita en la planilla.

• Falta de claridad en la información reportada la cual puede ser ampliada en el campo de observaciones de la planilla.

La planilla debe ser diligenciada el mismo día en que ocurrió el recaudo.

4.6 Recaudos en Efectivo El vendedor debe consignar los efectivos recibidos, y reportados en la planilla, como máximo al medio día del día siguiente a la recepción del dinero recaudado; además el vendedor es responsable por consignar los valores correspondientes.

4.7 Pagos con Consignación El vendedor debe reportar las consignaciones de los clientes en un plazo máximo de 10 días desde su realización en la planilla establecida y verificar que el cliente ha consignado en la cuenta correspondiente. Si no reporta recaudos en este plazo, pierde el beneficio de comisión por recaudo.